Digitale Tools im Praxisalltag

Arbeitserleichterung durch neue digitale Technologien?

Die Einführung einer neuen digitalen Technologie in der Praxis soll vorrangig eine Arbeitserleichterung bringen. Die Effizienz von Prozessen soll für Praxispersonal und Patienten gleichermaßen gesteigert werden. ^[1]

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Ein häufiges Problem ist, dass das Gegenteil eintritt: Das neue Tool wird zur Belastung, weil es seinen Zweck nicht wunschgemäß erfüllt. Schließlich wird es entweder gar nicht oder nur noch teilweise genutzt und führt zu Unzufriedenheit und Ablehnung aufseiten des Praxispersonals, wie auch auf Patientenseite. Oft liegt es aber nicht an der Technologie selbst, sondern an ihrer Implementierung in den Praxisalltag. Wir präsentieren die wesentlichen Schritte, die für eine erfolgreiche Einführung nötig sind.

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In 5 Schritten zur digitalen Praxis

1| Planungsphase

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2| Einbeziehung des Praxisteams

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3| Vorbereitungen

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4| Inbetriebnahme

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5| Überprüfung

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Schritt 1: Planungsphase

Bedarfsanalyse: Identifizieren Sie, welche Prozesse noch nicht digitalisiert sind. Welche davon kosten Sie oder ihrem Team viel Zeit? Welche Wünsche haben Patienten geäußert?  Erstellen Sie eine Liste unter Einbeziehung des Praxispersonals und der Patienten und priorisieren Sie diese.

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Zielsetzung: Was möchten Sie mit der Einführung des neuen digitalen Tools erreichen? Zum Beispiel Entlastung der Rezeption, weniger analoge Dokumentation, Automatisierung der internen Kommunikation.

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Zeit und Kosten einplanen: Wie viel Zeit planen Sie für die Einführung des neuen Tools ein? Sind die zeitlichen Kapazitäten dafür gegeben? Wie hoch belaufen sich die Kosten für die Einführung des Tools?

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Kompatibilität mit bestehenden Systemen: Ist das neu eingeführte Tool mit den bereits bestehenden Systemen in der Praxis kompatibel? Hierbei ist es wichtig Lösungen zu haben, die sich nahtlos integrieren lassen. (wie zum Beispiel die DocMedico Online-Rezeption)

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Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass das neue Tool den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen, z.B. der DSGVO in der EU.

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Schritt 2: Einbeziehung des Praxisteams

Vorstellung in einer Teamsitzung: Stellen Sie das neue Tool in einer Teamsitzung vor. Benennen Sie die Vorteile und das erhoffte Ziel, aber auch mögliche Herausforderungen.

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Diskussionsrunde: Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit Fragen zu stellen und Kritik oder Bedenken zu äußern. Nehmen Sie Einwände ernst.

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Aufgabenklärung: Sollen einzelne Teammitglieder eine besondere Rolle bei der Einführung der neuen Technik übernehmen, dann müssen die Aufgaben und die dafür nötigen zeitlichen Ressourcen geklärt werden.

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Schritt 3: Vorbereitungen

Rücksprache mit dem Anbieter: Haben Sie aus der Diskussionsrunde Punkte mitgenommen, die es noch mit dem Anbieter oder IT-Dienstleister zu klären gibt, sollte dies vor der Einführung geschehen. Das erleichtert den Start. Je mehr sich das System auf die Bedürfnisse der Praxis personalisieren lässt, umso besser.

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Mitarbeiterschulung: Eine ausführliche Schulung zur Handhabung der neuen Tools durch den Anbieter ist essenziell, um sich mit dem neuen Tool vertraut zu machen. Ein Ansprechpartner zur Klärung späterer Fragen ist ebenfalls wichtig. Viele Anbieter bieten dies von Haus aus an, wie zum Beispiel die Online-Rezeption.

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Schritt 4: Inbetriebnahme des neuen Tools

Stufenweise Einführung: Wenn möglich führen Sie das neue Tool schrittweise ein und planen Sie zunächst etwas mehr Zeit für die von der Umstellung betroffenen Prozesse ein. Behalten Sie die analogen Prozesse als Ausweichmöglichkeit bei Problemen bei, bis das neue Tool vollständig implementiert ist.

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Testphase: Definieren Sie einen Zeitraum, in dem Sie das neue Tool testen und eventuell Anpassungen vornehmen. Holen Sie sich von Ihrem Team und Patienten auch Feedback ein, um frühzeitig auf Probleme reagieren zu können.

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Patienteninformation: Gehen Sie aktiv auf Ihre Patienten zu und informieren Sie sie über das neue Tool, vor allem wenn es auch durch sie genutzt werden soll. Bieten Sie Unterstützung bei der Nutzung an.

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Schritt 5: Regelmäßige Überprüfung des eingeführten Tools

Leistungsüberprüfung: Überprüfen Sie die Leistung des Tools und die Handhabung durch Mitarbeiter und Patienten. Bessern Sie, wenn nötig nach.

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Updates: Halten Sie das System auf dem neusten Stand und nehmen Sie Updates vor. Es ist auch möglich die Schulungen zu dem System noch einmal zu erneuern oder wiederholen, wenn sich viel geändert haben sollte.

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Datensicherheit: Achten Sie auf Verschlüsselung, Zugriffskontrollen (sichere Passwörter), empfohlene Sicherheitsupdates des Anbieters. Vermeiden Sie Datenverluste durch regelmäßige Back-ups. ^[2]

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^{Verwendete Quellen}

^{[1] Bundesministerium für Gesundheit}

^{[2] Kassenärztliche Vereinigung Bayerns}