Bedarfsanalyse

Identifizieren Sie, welche Prozesse noch nicht digitalisiert sind. Welche davon kosten Sie oder ihrem Team viel Zeit? Welche Wünsche haben Patienten geäußert?  Erstellen Sie eine Liste unter Einbeziehung des Praxispersonals und der Patienten und priorisieren Sie diese.

Zielsetzung

Was möchten Sie mit der Einführung des neuen digitalen Tools erreichen? Zum Beispiel Entlastung der Rezeption, weniger analoge Dokumentation, Automatisierung der internen Kommunikation.

Zeit und Kosten einplanen

Wie viel Zeit planen Sie für die Einführung des neuen Tools ein? Sind die zeitlichen Kapazitäten dafür gegeben? Wie hoch belaufen sich die Kosten für die Einführung des Tools? 

Kompatibilität mit bestehenden Systemen

Ist das neu eingeführte Tool mit den bereits bestehenden Systemen in der Praxis kompatibel? Hierbei ist es wichtig Lösungen zu haben, die sich nahtlos integrieren lassen. (wie zum Beispiel die Online-Rezeption by Docmedico)

Datenschutz

Stellen Sie sicher, dass das neue Tool den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen, z.B. der DSGVO in der EU.

Vorstellung in einer Teamsitzung

Stellen Sie das neue Tool in einer Teamsitzung vor. Benennen Sie die Vorteile und das erhoffte Ziel, aber auch mögliche Herausforderungen.

Diskussionsrunde

Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit Fragen zu stellen und Kritik oder Bedenken zu äußern. Nehmen Sie Einwände ernst.

Aufgabenklärung

Sollen einzelne Teammitglieder eine besondere Rolle bei der Einführung der neuen Technik übernehmen, dann müssen die Aufgaben und die dafür nötigen zeitlichen Ressourcen geklärt werden.

Rücksprache mit dem Anbieter

Haben Sie aus der Diskussionsrunde Punkte mitgenommen, die es noch mit dem Anbieter oder IT-Dienstleister zu klären gibt, sollte dies vor der Einführung geschehen. Das erleichtert den Start. Je mehr sich das System auf die Bedürfnisse der Praxis personalisieren lässt, umso besser.

Mitarbeiterschulung

Eine ausführliche Schulung zur Handhabung der neuen Tools durch den Anbieter ist essenziell, um sich mit dem neuen Tool vertraut zu machen. Ein Ansprechpartner zur Klärung späterer Fragen ist ebenfalls wichtig. Viele Anbieter bieten dies von Haus aus an, wie zum Beispiel die Online-Rezeption. 

Stufenweise Einführung

Wenn möglich führen Sie das neue Tool schrittweise ein und planen Sie zunächst etwas mehr Zeit für die von der Umstellung betroffenen Prozesse ein. Behalten Sie die analogen Prozesse als Ausweichmöglichkeit bei Problemen bei, bis das neue Tool vollständig implementiert ist.

Testphase

Definieren Sie einen Zeitraum, in dem Sie das neue Tool testen und eventuell Anpassungen vornehmen. Holen Sie sich von Ihrem Team und Patienten auch Feedback ein, um frühzeitig auf Probleme reagieren zu können.

Patienteninformation

Gehen Sie aktiv auf Ihre Patienten zu und informieren Sie sie über das neue Tool, vor allem wenn es auch durch sie genutzt werden soll. Bieten Sie Unterstützung bei der Nutzung an. 

Leistungsüberprüfung

Überprüfen Sie die Leistung des Tools und die Handhabung durch Mitarbeiter und Patienten. Bessern Sie, wenn nötig nach. 

Updates

Halten Sie das System auf dem neusten Stand und nehmen Sie Updates vor. Es ist auch möglich die Schulungen zu dem System noch einmal zu erneuern oder wiederholen, wenn sich viel geändert haben sollte.

Datensicherheit

Achten Sie auf Verschlüsselung, Zugriffskontrollen (sichere Passwörter), empfohlene Sicherheitsupdates des Anbieters. Vermeiden Sie Datenverluste durch regelmäßige Back-ups.