Digitale Tools
im Praxisalltag
Einführung digitaler Tools in den Praxisalltag
So machen Sie es richtig!
Digitale Tools
im Praxisalltag
Einführung digitaler Tools in den Praxisalltag
So machen Sie es richtig!
Arbeitserleichterung durch neue digitale Technologien
Die Einführung einer neuen digitalen Technologie in der Praxis soll vorrangig eine Arbeitserleichterung bringen. Die Effizienz von Prozessen soll für Praxispersonal und Patienten gleichermaßen gesteigert werden.
Ein häufiges Problem ist, dass das Gegenteil eintritt: Das neue Tool wird zur Belastung, weil es seinen Zweck nicht wunschgemäß erfüllt. Schließlich wird es entweder gar nicht oder nur noch teilweise genutzt und führt zu Unzufriedenheit und Ablehnung auf Seiten des Praxispersonals, wie auch auf Patientenseite. Oft liegt es aber nicht an der Technologie selbst, sondern an ihrer Implementierung in den Praxisalltag. Wir präsentieren die wesentlichen Schritte, die für eine erfolgreiche Einführung nötig sind.
In 5 Schritten zur digitalen Praxis
In 5 Schritten zur digitalen Praxis
Schritt 1: Planungsphase
Bedarfsanalyse
Identifizieren Sie, welche Prozesse noch nicht digitalisiert sind. Welche davon kosten Sie oder ihrem Team viel Zeit? Welche Wünsche haben Patienten geäußert? Erstellen Sie eine Liste unter Einbeziehung des Praxispersonals und der Patienten und priorisieren Sie diese.
Zielsetzung
Was möchten Sie mit der Einführung des neuen digitalen Tools erreichen? Zum Beispiel Entlastung der Rezeption, weniger analoge Dokumentation, Automatisierung der internen Kommunikation.
Zeit und Kosten einplanen
Wie viel Zeit planen Sie für die Einführung des neuen Tools ein? Sind die zeitlichen Kapazitäten dafür gegeben? Wie hoch belaufen sich die Kosten für die Einführung des Tools?
Kompatibilität mit bestehenden Systemen
Ist das neu eingeführte Tool mit den bereits bestehenden Systemen in der Praxis kompatibel? Hierbei ist es wichtig Lösungen zu haben, die sich nahtlos integrieren lassen. (wie zum Beispiel die Online-Rezeption by Docmedico)
Datenschutz
Stellen Sie sicher, dass das neue Tool den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen, z.B. der DSGVO in der EU.
Bedarfsanalyse
Identifizieren Sie, welche Prozesse noch nicht digitalisiert sind. Welche davon kosten Sie oder ihrem Team viel Zeit? Welche Wünsche haben Patienten geäußert? Erstellen Sie eine Liste unter Einbeziehung des Praxispersonals und der Patienten und priorisieren Sie diese.
Zielsetzung
Was möchten Sie mit der Einführung des neuen digitalen Tools erreichen? Zum Beispiel Entlastung der Rezeption, weniger analoge Dokumentation, Automatisierung der internen Kommunikation.
Zeit und Kosten einplanen
Wie viel Zeit planen Sie für die Einführung des neuen Tools ein? Sind die zeitlichen Kapazitäten dafür gegeben? Wie hoch belaufen sich die Kosten für die Einführung des Tools?
Kompatibilität mit bestehenden Systemen
Ist das neu eingeführte Tool mit den bereits bestehenden Systemen in der Praxis kompatibel? Hierbei ist es wichtig Lösungen zu haben, die sich nahtlos integrieren lassen. (wie zum Beispiel die Online-Rezeption by Docmedico)
Datenschutz
Stellen Sie sicher, dass das neue Tool den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen, z.B. der DSGVO in der EU.
Schritt 2: Einbeziehung des Praxisteams
Vorstellung in einer Teamsitzung
Stellen Sie das neue Tool in einer Teamsitzung vor. Benennen Sie die Vorteile und das erhoffte Ziel, aber auch mögliche Herausforderungen.
Diskussionsrunde
Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit Fragen zu stellen und Kritik oder Bedenken zu äußern. Nehmen Sie Einwände ernst.
Aufgabenklärung
Sollen einzelne Teammitglieder eine besondere Rolle bei der Einführung der neuen Technik übernehmen, dann müssen die Aufgaben und die dafür nötigen zeitlichen Ressourcen geklärt werden.
Vorstellung in einer Teamsitzung
Stellen Sie das neue Tool in einer Teamsitzung vor. Benennen Sie die Vorteile und das erhoffte Ziel, aber auch mögliche Herausforderungen.
Diskussionsrunde
Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit Fragen zu stellen und Kritik oder Bedenken zu äußern. Nehmen Sie Einwände ernst.
Aufgabenklärung
Sollen einzelne Teammitglieder eine besondere Rolle bei der Einführung der neuen Technik übernehmen, dann müssen die Aufgaben und die dafür nötigen zeitlichen Ressourcen geklärt werden.
Schritt 3: Vorbereitungen
Rücksprache mit Anbieter
Haben Sie aus der Diskussionsrunde Punkte mitgenommen, die es noch mit dem Anbieter oder IT-Dienstleister zu klären gibt, sollte dies vor der Einführung geschehen. Das erleichtert den Start. Je mehr sich das System auf die Bedürfnisse der Praxis personalisieren lässt, umso besser.
Mitarbeiterschulung
Eine ausführliche Schulung zur Handhabung der neuen Tools durch den Anbieter ist essenziell, um sich mit dem neuen Tool vertraut zu machen. Ein Ansprechpartner zur Klärung späterer Fragen ist ebenfalls wichtig. Viele Anbieter bieten dies von Haus aus an, wie zum Beispiel die Online-Rezeption.
Rücksprache mit Anbieter
Haben Sie aus der Diskussionsrunde Punkte mitgenommen, die es noch mit dem Anbieter oder IT-Dienstleister zu klären gibt, sollte dies vor der Einführung geschehen. Das erleichtert den Start. Je mehr sich das System auf die Bedürfnisse der Praxis personalisieren lässt, umso besser.
Mitarbeiterschulung
Eine ausführliche Schulung zur Handhabung der neuen Tools durch den Anbieter ist essenziell, um sich mit dem neuen Tool vertraut zu machen. Ein Ansprechpartner zur Klärung späterer Fragen ist ebenfalls wichtig. Viele Anbieter bieten dies von Haus aus an, wie zum Beispiel die Online-Rezeption.
Schritt 4: Inbetriebnahme des neuen Tools
Stufenweise Einführung
Wenn möglich führen Sie das neue Tool schrittweise ein und planen sie zunächst etwas mehr Zeit für die von der Umstellung betroffenen Prozesse ein. Behalten Sie die analogen Prozesse als Ausweichmöglichkeit bei Problemen bei, bis das neue Tool vollständig implementiert ist.
Testphase
Definieren Sie einen Zeitraum, in dem Sie das neue Tool testen und eventuell Anpassungen vornehmen. Holen Sie sich von Ihrem Team und Patienten auch Feedback ein, um frühzeitig auf Probleme reagieren zu können.
Patienteninformation
Gehen Sie aktiv auf Ihre Patienten zu und informieren Sie sie über das neue Tool, vor allem wenn es auch durch sie genutzt werden soll. Bieten Sie Unterstützung bei der Nutzung an.
Stufenweise Einführung
Wenn möglich führen Sie das neue Tool schrittweise ein und planen sie zunächst etwas mehr Zeit für die von der Umstellung betroffenen Prozesse ein. Behalten Sie die analogen Prozesse als Ausweichmöglichkeit bei Problemen bei, bis das neue Tool vollständig implementiert ist.
Testphase
Definieren Sie einen Zeitraum, in dem Sie das neue Tool testen und eventuell Anpassungen vornehmen. Holen Sie sich von Ihrem Team und Patienten auch Feedback ein, um frühzeitig auf Probleme reagieren zu können.
Patienteninformation
Gehen Sie aktiv auf Ihre Patienten zu und informieren Sie sie über das neue Tool, vor allem wenn es auch durch sie genutzt werden soll. Bieten Sie Unterstützung bei der Nutzung an.
Schritt 5: Regelmäßige Überprüfung des eingeführten Tools
Leistungsüberprüfung
Überprüfen Sie die Leistung des Tools und die Handhabung durch Mitarbeiter und Patienten. Bessern Sie wenn nötig nach.
Updates
halten Sie das System auf dem neusten Stand und nehmen Sie Updates vor. Es ist auch möglich die Schulungen zu dem System noch einmal zu erneuern oder wiederholen, wenn sich viel geändert haben sollte.
Datensicherheit
Achten Sie auf Verschlüsselung, Zugriffskontrollen (sichere Passwörter), empfohlene Sicherheitsupdates des Anbieters. Vermeiden Sie Datenverluste durch regelmäßige Back-ups.
Leistungsüberprüfung
Überprüfen Sie die Leistung des Tools und die Handhabung durch Mitarbeiter und Patienten. Bessern Sie wenn nötig nach.
Updates
halten Sie das System auf dem neusten Stand und nehmen Sie Updates vor. Es ist auch möglich die Schulungen zu dem System noch einmal zu erneuern oder wiederholen, wenn sich viel geändert haben sollte.
Datensicherheit
Achten Sie auf Verschlüsselung, Zugriffskontrollen (sichere Passwörter), empfohlene Sicherheitsupdates des Anbieters. Vermeiden Sie Datenverluste durch regelmäßige Back-ups.
Die Digitalisierung der eigenen Praxis hat zahlreiche Vorteile: Effizienzsteigerung, Einsparung von Ressourcen und verbesserte Patientenversorgung. Bei der Einführung digitaler Tools in den Praxisalltag sind jedoch eine sorgfältige Planung und Geduld für die Übergangsphase notwendig. Ein gelungenes Beispiel für eine digitale Lösung ist die Online-Rezeption von Docmedico, die sich nahtlos in bestehende Praxisstrukturen integrieren lässt und die Patientenkommunikation effizienter gestaltet.
Sie ermöglicht eine nachhaltige Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse und verbessert die Patientenkommunikation und sorgt dafür, dass sich das Praxispersonal auf wesentliche Aufgaben konzentrieren kann. Durch ihre nahtlose Integration und individuelle Anpassbarkeit wird sie schnell zu einem unverzichtbaren Teil des Praxisalltags.