Datenschutz in der Arztpraxis

Wie kann Ihre Praxis den Datenschutz in der digitalen Welt gewährleisten?

Der Datenschutz in Arztpraxen ist komplex, doch eine sorgfältige Auseinandersetzung damit ist unerlässlich. Die Digitalisierung bietet viele Chancen, birgt aber auch Risiken. Mit einem umfassenden Sicherheitskonzept können Arztpraxen ihre Daten schützen und gleichzeitig die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen. Ein nachlässiger Umgang mit dem Datenschutz hat nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern führt zu einem Vertrauensverlust der Patienten in die Praxis. Durch die zunehmende Digitalisierung vieler Prozesse in der Praxis entstehen neue Herausforderungen in Bezug auf den Datenschutz. Wir bieten einen Überblick.

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Dazu mehr

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Besitzt Ihre Praxiswebsite einen Cookie-Banner?

Wenn Sie auf Ihrer Website Cookies für Analyse- und Marketingfunktionen setzen, speichern Sie persönliche Daten. Der Nutzer muss dies genehmigen. Nur technisch erforderliche Cookies müssen nicht genehmigt werden, da diese für das Funktionieren der Website nötig sind. ^[1]

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Haben Sie auf Ihrer Website eine Datenschutzerklärung hinterlegt?

Jede öffentliche Website benötigt eine Datenschutzerklärung. Der Umfang hängt von den erhobenen persönlichen Daten ab. Darin müssen Sie auch auf die Einbindung von externen Inhalten oder Unternehmen hinweisen, wie zum Beispiel: Google-Maps-Einbindungen, Ihre genutzte Terminvereinbarungssoftware oder die DocMedico Online-Rezeption. ^[2]  

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Gut zu wissen: Achten Sie bei der Datenschutzerklärung unbedingt auf Verständlichkeit! Fachbegriffe, zum Beispiel aus Recht oder IT, sollten vermieden oder erklärt werden.

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Sicherheit digitaler Patientendaten

Immer mehr Daten von Patienten werden digital festgehalten, statt in Papierakten. Hier erfahren Sie, was bei digitalen Patientendaten zu beachten ist:

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Aufklärung und Einwilligung des Patienten zur Datennutzung: Sie müssen Patienten darüber informieren, welche ihrer Daten gespeichert werden, zu welchem Zweck und wie diese verarbeitet werden. Die Einwilligung ist am besten schriftlich einzuholen.

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Patienten über Rechte zur Speicherung ihrer Daten aufklären: Patienten sollten darüber informiert werden, dass sie ein Recht auf Löschung, Berichtigung, Widerspruch und Auskunft haben (das bedeutet, welche Daten gespeichert wurden). ^[3]

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Beachten Sie die Datensparsamkeit: Es dürfen nur Daten vom Patienten erhoben werden, die seiner Behandlung dienen.

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Löschen der Patientendaten nach Ablauf der Frist: Nach einer Frist (meist sind 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung festgelegt) müssen Patientendaten gelöscht werden.

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Achtung bei der Weitergabe digitaler Patientendaten: Um Patientendaten an Dritte, wie Versicherungen, andere medizinische Versorger, die Krankenkasse oder Angehörige weitergeben zu können, muss die Einwilligung des Patienten eingeholt werden sowie die Verschlüsselung der Daten sichergestellt sein.

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Führen Sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten: Das ist ein Verzeichnis darüber, wann und wie mit persönlichen Daten von Patienten umgegangen wird und bei welchen Tätigkeiten. Dafür gibt es Vordrucke, zum Beispiel bei der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KVB). ^[4]

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Mit diesen Maßnahmen schützen Sie digitalen Patientendaten

Technische Anforderungen

• Ergreifen Sie technische Sicherheitsmaßnahmen: Sie benötigen Virenschutz, Firewalls und Verschlüsselungen, vor allem beim Versenden von Personendaten. Die Software muss außerdem regelmäßig aktualisiert werden. ^[5]

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Teammaßnahmen

• Regelmäßige Schulungen des Personals: Das Praxispersonal sollte regelmäßig zu Datenschutzmaßnahmen und eventuellen Gesetzesänderungen geschult werden, vor allem bei neuen Mitarbeitern.
  
  
• Verschwiegenheitserklärungen: Alle Mitarbeiter in der Praxis sollten Verschwiegenheitserklärungen bei ihrer Einstellung unterzeichnen.
  
  
• Benennung eines Datenschutzbeauftragten: Ab einer Praxisgröße von 20 Mitarbeitern benötigt man einen Datenschutzbeauftragten (intern oder extern).

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Externe Dienstleister

• Schließen Sie Auftragsdatenverarbeitungsverträge ab: Wenn Sie einen externen Dienstleister mit einer Aufgabe betrauen, zum Beispiel die DocMedico Online-Rezeption oder eine Abrechnungsfirma, müssen Sie sicher gehen, dass dieser sich an die Verschwiegenheitspflicht hält und die Vorschriften des Datenschutzes einhält. Das bedeutet auch, dass der externe Dienstleister die Daten nicht für eigene Zwecke nutzen darf.
  
  
• Achten Sie auf Sicherheit bei der Fernwartung: Soll ihr Praxissystem fern gewartet werden, müssen Sie unbedingt auf die Sicherheit der Daten achten, zum Beispiel indem Sie ein Protokoll für die Fernwartung festlegen und dies überprüfen.

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Schadensfälle

• Haben Sie einen Notfallplan bereit: Sollte es zu einem Cyberangriff kommen, sollten Sie vorbereitet sein. Erstellen Sie einen Notfallplan, der in Papierform zugänglich ist. Stellen Sie sicher, dass der Angriff zuständigen Behörden gemeldet wird, genauso die Patienten. Es besteht eine Meldepflicht.

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Gut zu wissen

✔ Cyberversicherung: Mit einer Cyberversicherung kann man sich gegen bestimmte Schäden absichern (z.B. IT-Ausfall oder Bedienungsfehler).

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✔ Sicherheitskonzept: Man sollte sich als Praxisinhaber aber unbedingt mit dem Datenschutz auseinandersetzen. Ein umfassendes Sicherheitskonzept gehört deshalb auf die nächste To-do-Liste.

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✔ Verwendung sicherer Tools: Achten Sie bei der Auswahl externer Tools und Systeme immer darauf, dass diese die Datenschutzstandards erfüllen – so, wie die DocMedico Online-Rezeption.

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^{Verwendete Quellen}

^{[1] Industrie-und Handelskammer Halle-Dessau}

^{[2] Virchow-Bund}

^{[3] Kassenärztliche Vereinigung Bayerns}

^{[4] Bundesärztekammer: Hinweise und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis}

^{[5] Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD) und das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)}